Wer gut schläft, feiert länger – und entspannter. Plant die Gästeunterbringung wie ein Mini-Projekt: Analysiert eure Gästestruktur (Alter, Familien, Gruppen, Anreiseentfernungen) und stellt ein mehrstufiges Unterkunftsportfolio zusammen: Hotels & Pensionen (komfortabel, ruhig), Ferienwohnungen/Airbnbs (ideal für Familien & Freundesgruppen), Gutshöfe/Landhotels (charmant für Landhochzeiten), Zelt- oder Campingflächen (Sommer, Festival-Vibes) sowie Privatunterkünfte im Freundes-/Familienkreis. Blockt früh Zimmerkontingente in unterschiedlichen Preisstufen, kommuniziert alles frühzeitig über Einladung & Website und ergänzt eine Transfer-Skizze (Shuttle, Fahrgemeinschaften, ÖPNV, Taxi). So fühlen sich Gäste willkommen – und ihr entlastet den Zeitplan am großen Tag.
Legt im Planer eine Gäste-Matrix an (Spalten: Haushalt, Anreise, Präferenz, Budget, Barrierefreiheit, Kind/ Babybett, Hund, „ruhig/nah an der Location“, Transferbedarf). Das zeigt sofort, welche Unterkunftsarten ihr in welcher Menge braucht.
„Wir haben drei Hotels in verschiedenen Preisklassen geblockt und einen Shuttle organisiert. Unsere Gäste mussten nichts mehr recherchieren – alle haben bis spät gefeiert und kamen sicher ins Bett.“ – Pia & Marco
Baut euer Portfolio „von innen nach außen“: Zuerst Walking-Distance-Optionen (Location-Hotel, Nachbarhäuser, Landhotel), dann Kurzfahrt (≤15 Min), schließlich Region (≤30–40 Min). Achtet auf Frühstückszeiten am Folgetag, Late-Check-in (nach Mitternacht!), Kinderbetten, barrierefreie Zimmer, hundefreundliche Optionen und Parkplätze. Für Gruppen lohnt sich ein „Friends & Family“-Haus mit Gemeinschaftsküche; für Ältere und Familien mit Babys sind ruhige, klimatisierte Zimmer Gold wert. Kommuniziert pro Unterkunft Preisrahmen, Stornofristen, Entfernung in Minuten und Buchungsweg (Kontingentcode!).
Erstellt ein One-Pager-PDF pro Unterkunft mit Fotos, Zimmerkategorien, Kontingentnamen/-codes, Buchungsdeadline, Distanz & Karte. Hinterlegt die PDFs im Planer & auf der Website – weniger Rückfragen, mehr Sicherheit.
Kontingente sind eure Versicherung gegen Hochsaison & Events. Klärt: Zeitraum (meist Fr–So), Abrufkontingent (Gäste buchen selbst bis zur Deadline) vs. Fixkontingent (ihr tragt Risiko), Preisbindung, Storno-Fenster, Late Check-in. Richtwert: 60–70 % eurer erwarteten Übernachtungsgäste als Kontingent blocken, plus Option, aufzustocken. Legt klare Deadlines fest (z. B. T-8 Wochen) und bietet mindestens zwei Preisniveaus an. Für Destination-Weddings: verhandelt Shuttle-Stopps direkt mit Hotels und sichert early breakfast für Abreisende.
Hinterlegt in euren Checkisten Reminder-E-Mails an alle Übernachtungsgäste (T-12, T-8, T-6 Wochen) mit Kontingentcodes & Buchungslinks. Fügt eine Warteliste hinzu – frei werdende Zimmer gehen automatisiert an Nachrücker.
Mobilität ist der Ruhepuls eurer Feier. Erstellt eine Shuttle-Map mit 2–3 Routen (Hotel-Cluster → Location) und Taktzeiten (z. B. vor Zeremonie, nach Dinner, nach Mitternacht). Plant Kapazität (Sitzplätze × Fahrten) für Peak-Zeiten und berücksichtigt Kinder-Sitzerhöhungen. Ergänzt Taxi-/Ride-Hailing-Nummern, ÖPNV-Hinweise, Parkflächen und Sperrzeiten der Location. Richtet eine WhatsApp-Gruppe „Transfer Info“ ein (nur Admin-Posts) oder nutzt Website-Ticker für Live-Updates bei Wetter/Verzögerungen. Fahrgemeinschaften bindet ihr über eure Gästeliste/Regionstags elegant ein.
Definiert einen Transfer-Captain (Trauzeuge/Plannerin) mit Checklisten: Shuttle-Fahrpläne, Fahrer-Kontakte, Notfallnummer, Barrierefrei-Bedarf, Kinder-Sitze. Ein QR-Mini-Fahrplan auf den Ablaufkarten sorgt für Orientierung ohne Nachfragen.
Achtet bewusst auf unterschiedliche Bedürfnisse: Barrierefreie Zimmer, Aufzüge, ebenerdige Zugänge, ruhige Zonen für Babys/Ältere, Kinderbetten, Wasserkocher, Minikühlschrank. Fragt im RSVP nach medizinischen Besonderheiten, Service-Tieren, Nahrungsmittel-Unverträglichkeiten fürs Frühstück. Für große Gruppen aus einer Region kann ein Gruppenhotel mit gemeinsamer Lounge die soziale Dynamik stärken. Kommuniziert sensibel und lösungsorientiert („Wir reservieren gern ein ruhiges Zimmer im Erdgeschoss – gebt uns kurz Bescheid, was ihr braucht.“).
Hinterlegt im Planer „Needs-Tags“ (Barrierefrei, Babybett, Ruhig, Allergien, Hund). Der Export für Hotels/Transfers verhindert Missverständnisse – und zeigt Wertschätzung.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Gästeunterbringung bei Hochzeiten
Startet idealerweise 9–12 Monate vor dem Termin – besonders in beliebten Monaten (Mai–September) und Ferienzeiten. Für Destination-Weddings sogar 12–15 Monate. Verhandelt Abrufkontingente mit klaren Deadlines (z. B. T-8 Wochen) und Option auf Aufstockung. So bleibt ihr flexibel und Gäste buchen eigenständig, ohne dass ihr das finanzielle Risiko eines Fixkontingents tragt.
Rechnet grob mit 60–70 % eurer erwarteten Übernachtungsgäste als Kontingent. Beispiel: 120 Gäste, davon 80 auswärts → 48–56 Zimmer blocken, verteilt auf 2–3 Preisstufen. Rest deckt ihr mit Optionen/Partnerhäusern ab. Haltet die Kontingente dynamisch: Teilt den Bedarf in Tranchen (z. B. 60 % sofort, +20 % Option).
Notwendig sind Termin, Raum-Nacht-Fenster (Fr–So), Rate & Inklusivleistungen (Frühstück, Parkplatz), Buchungsweg (Kontingentcode/Link), Storno-Fristen, Late-Check-in, Kinderbetten und Barrierefreiheit. Liefert zusätzlich eine Namensliste im CSV (optional), sowie Needs-Tags (Ruhig/Babybett/Hund). Ein One-Pager-PDF pro Hotel verhindert Rückfragen.
Bündelt alles auf der Hochzeitswebsite: Kartenansicht, 3–5 Empfehlungen (Budget, Distanz, Ausstattung), Kontingentcodes, Buchungsdeadlines und Kontakt. Verlinkt die Seite per QR-Code in Einladung/Save-the-Date und sendet Reminder (T-12/-8/-6 Wochen). Für Fahrgemeinschaften: WhatsApp-/Facebook-Gruppe mit Klarnamen & Ankunftszeiten.
Hotels/Pensionen für Komfort & Ruhe, Ferienwohnungen/Airbnbs für Familien/ Gruppen mit Küche, Landhotels/Gutshöfe für Landhochzeiten, Camping/Zeltwiesen für lockere Sommerfeste. Mischt bewusst – und kennzeichnet pro Option Preisrahmen, Fahrzeit, Check-in-Zeiten und Besonderheiten (Kinderbett, Barrierefrei, Hunde).
Cluster bildet man nach Hotelstandorten. Plant 2–3 Linien mit Zeitfenstern (Ankunft vor Zeremonie, Rückfahrten nach Dinner/ Mitternacht) und kalkuliert Kapazität × Fahrten für Peak-Momente. Legt Treffpunkte fest, druckt einen Mini-Fahrplan auf Ablaufkarten und richtet eine „Transfer Info“-Gruppe (nur Admin-Posts) für Live-Updates ein.
Fragt sensibel im RSVP-Formular (freiwillig): „Braucht ihr barrierefreien Zugang, ruhiges Zimmer, Kinderbett oder reist ihr mit Hund?“ Nutzt Needs-Tags im Planer und übermittelt sie gesammelt an Hotels und Shuttle-Team. Bietet Alternativen pro Bedarf (Erdgeschoss, Aufzug, Rampe, Quiet-Wing, Babybett, Haustier-Zimmer).
Listet mehrere Preisstufen (z. B. 80–120 €, 130–180 €, 200 €+) und sortiert nach Entfernung/Komfort. Formuliert neutral: „Wir haben in verschiedenen Häusern Kontingente reserviert – wählt einfach, was für euch passt.“ So vermeidet ihr Druck und gebt echte Wahlfreiheit.
Haltet Partnerhäuser mit Option in der Hinterhand. Führt eine Warteliste im Planer; bei Absagen verschickt ihr automatisiert Nachrück-Mails. Prüft Flex-Lösungen (Ferienwohnungen, zusätzliche Shuttle-Stopps) und kommuniziert Updates zentral über Website/Gruppe.
Platziert Shuttle-Hinweise am Ausgang, haltet Taxi-Hotlines bereit und informiert das DJ-Team, wann die „erste Abfahrtswelle“ dezent angesagt wird. So bleibt Energie auf der Tanzfläche – und der Heimweg stressfrei.
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