Viele Paare kalkulieren nur die offensichtlichen Posten – Location, Catering, Musik. Doch es sind oft die versteckten Kosten, die das Budget sprengen: Nachtzuschläge, Technik, Druck-Nachbestellungen, Reinigung, Versicherung. Wenn ihr diese Punkte bereits vier Monate vor der Hochzeit auf dem Schirm habt, könnt ihr sie einkalkulieren und unangenehme Überraschungen vermeiden.
Im Planer könnt ihr im Budget-Tool alle Kostenpunkte erfassen. Tragt dort alle Posten ein, die noch offen sind. Kleine Summen summieren sich – so bleibt ihr realistisch auf dem Laufenden.
„Durch unsere Planung mit Location-for-you haben wir erfahren, dass unsere andere favorisierte Location eine hohe Endreinigungspauschale, von der Paare erst kurz vor der Feier erfahren haben. Im Scheunenträumchen konnten wir diesen Kostenpunkt von vorneherein einplanen, da er transparent im Angebot stand.“ – Sophie & Alex
Bei Locations verstecken sich oft Gebühren für Strom, Technik, Reinigung, Verlängerung der Feier oder externe Dienstleister. Im Catering lauern Service-Overtime, Korkgeld, Tellergeld oder Zusatzpersonal bei größeren Gästezahlen. Auch kleine Punkte wie Buffet-Dekoration oder Mitternachtssnacks stehen manchmal im “Kleingedruckten” und können plötzlich teuer werden.
Fragt explizit nach einer Liste aller möglichen Nebenkosten – gute Event- Locations geben sie ohne Nachfrage mit dem Angebot heraus.
Musikerinnen, DJs, Fotografinnen oder Videograf*innen arbeiten oft länger als gebucht – und das kann teuer werden. Typisch sind Stundenpauschalen nach Mitternacht. Bei Technikern kommen Licht- oder Sound-Upgrades hinzu, die in der Basispauschale nicht enthalten sind. Auch der zweite Fotograf oder zusätzliche Schnittlängen beim Video können Mehrkosten erzeugen.
Fragt alle künstlerischen Dienstleister*innen und auch die Location nach ihrem Overtime-Satz und plant mindestens 1–2 Stunden Verlängerung ein.
Blumenpreise können saisonal stark schwanken. Ebenso entstehen Zusatzkosten durch Mietmaterial (Kerzenhalter, Tischwäsche, Vasen) oder Nachbestellungen von Drucksachen (z. B. Platzkarten bei Nachmeldungen). Auch der Abbau am Folgetag kann kostenpflichtig sein.
Plant für Floristik & Papeterie mindestens 10 % Reserve ein, um Nachbestellungen oder kleine Planänderungen abzufangen.
Shuttlebusse, Parkplätze, Taxi-Standorganisation – all das kostet. Hinzu kommen Genehmigungen für Feuerwerk, Drohnen oder Open-Air-Musik. Selbst Kleinigkeiten wie Garderobenpersonal oder Toilettenwagen für Outdoor-Events schlagen zu Buche.
Erstellt einen Budget-Puffer für „Extras & Genehmigungen“ in Höhe von 3–5 % des Gesamtbudgets.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Versteckte Kosten in der Hochzeitsplanung
Typische Zusatzkosten sind Reinigungspauschalen, Müllentsorgung, Strom- oder Heizkosten, Gebühren für externe Dienstleister sowie Kosten für eine verlängerte Feier nach Mitternacht. Auch Parkplätze, Garderobenpersonal oder Möbelmiete sind oft nicht in der Grundmiete enthalten. Fragt nach einer transparenten Kostenaufstellung.
Neben dem Menüpreis entstehen oft Kosten für Servicepersonal, Nachtzuschläge, Overtime-Pauschalen, Korkgeld für mitgebrachte Getränke oder Tellergeld für externe Torten. Auch Buffetzubehör, Mitternachtssnack oder Sonderwünsche können zusätzliche Positionen auslösen. Kalkuliert diese Posten frühzeitig, um Überraschungen zu vermeiden.
Viele DJs und Bands berechnen nach Mitternacht Stundensätze zwischen 80 und 200 Euro pro Person. Bei Bands mit mehreren Mitgliedern kann das schnell mehrere Hundert Euro pro Stunde bedeuten. Fragt nach schriftlichen Vereinbarungen für Verlängerungen, damit ihr klar kalkulieren könnt.
Überstunden, ein zweiter Fotograf, längere Bearbeitungszeiten oder mehr Bildmaterial können zu Mehrkosten führen. Auch Extras wie Drohnenaufnahmen oder längere Videoschnitte sind oft nicht im Basispaket enthalten. Klärt, was im Angebot steht, und fragt nach den Preisen für mögliche Erweiterungen.
Neben den Blumen selbst entstehen Kosten für Mietmaterial wie Vasen, Kerzenständer, Tischwäsche oder Stuhlhussen. Auch der Abbau am Folgetag oder eine Ersatzpauschale bei beschädigten Stücken sollte eingeplant werden. Achtet zudem auf saisonale Preissteigerungen bei bestimmten Blumenarten.
Nachbestellungen bei verspäteten Zusagen oder Änderungen sind oft unverhältnismäßig teuer. Manche Druckereien erheben Zuschläge für Express-Bestellungen. Plant deshalb frühzeitig ausreichend Platzkarten, Menükarten und Sitzpläne ein und kalkuliert eine Reserve von mindestens zehn Prozent.
Shuttlebusse, Taxi-Gutscheine, zusätzliche Parkflächen oder Übernachtungszuschüsse können erhebliche Zusatzkosten verursachen. Auch Genehmigungen für Sondernutzung (z. B. Halteverbote) oder die Buchung eines Gruppenhotels sollten nicht unterschätzt werden. Erfasst diese Posten separat im Budgetplan.
Für Feuerwerk, Drohneneinsatz, Open-Air-Musik oder besondere Deko-Elemente (z. B. Himmelslaternen) sind oft behördliche Genehmigungen nötig. Diese können zwischen 50 und mehreren Hundert Euro kosten. Prüft die Regelungen frühzeitig, damit ihr bei Absagen keine unnötigen Gebühren zahlt.
Ein Puffer von drei bis sieben Prozent eures Gesamtbudgets deckt unvorhergesehene Ausgaben ab, etwa für Verlängerungen, Mehrverbrauch oder kurzfristige Wünsche. Ohne Puffer müsst ihr spontan entscheiden, ob ihr Leistungen streicht oder euer Budget sprengt. Mit Puffer bleibt ihr flexibel.
Lest Angebote und Verträge detailliert und fragt gezielt nach Nebenkosten, Zusatzleistungen und Stornobedingungen. Verlangt transparente Preisblätter für Overtime, Service oder Technik. Wir von Location for you halten gar nichts von versteckten und für die Brautpaare nicht rechenbaren Kostenpunkten. Bsp: gelernte Servicekraft bis 12:00 Uhr normal, danach Aufpreis von 5,00€ pro Stunde – das ist für das Paar weder nachvollziehbar noch planbar!!!
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